Pretende otimizar seu tempo e visualizar suas metas de uma maneira prática e organizada? Nesse contexto, a ferramenta 5W2H e seus benefícios podem ser muito agregadores para seus negócios.

Esta ferramenta tem como principal objetivo deixar de maneira clara as informações dos processos das empresas, para que dados importantes não sejam esquecidos. Dessa maneira, é de extrema importância que cada etapa seja respondida em apenas uma frase.

Antes de entender como a metodologia funciona, é de suma importância saber como e onde ela surgiu.

Como surgiu a ferramenta 5W2H?

Ao analisar o Fordismo inserido na indústria automobilística em 1914, pelo norte-americano Henry Ford, que tinha como principal característica a fabricação em massa nas linhas de montagem; os japoneses identificaram grande desperdício de matéria-prima.

Nesse contexto, o objetivo de Ford ao criar o Fordismo era extrair o melhor resultado, evitando a perda de tempo, de dinheiro, de recursos humanos e materiais, por meio de planejamento e gestão do processo de produção.

Sendo assim, Ohno e Toyoda idealizaram uma nova metodologia, o Toyotismo. Nessa estrutura, os automóveis seriam produzidos de acordo com as necessidades dos clientes, dessa maneira, reduzindo os desperdícios de matéria-prima antes vistos, além de tempo, dinheiro, recursos, os estoques e o tempo de espera dos veículos.

Além disso, seu objetivo era extrair o melhor resultado por meio do planejamento e gestão do processo de produção. Por conta do objetivo e da necessidade de achar soluções de forma ágil e prática, os funcionários começaram a utilizar a ferramenta 5W2H, demonstrando a relação entre o modelo japonês de produção e a popularização dessa ferramenta.

O que é a ferramenta 5W2H? O que significa?

A ferramenta 5W2H é de extrema importância para seu negócio, uma vez que a metodologia tem como princípio chegar em soluções de maneira prática e ágil, utilizando o mínimo de custos possíveis.

Ademais, ela é utilizada para a organização de dados, deixando-os mais claros, facilitando seu acesso e tornando-os mais explícitos, assim possibilitando a melhor visualização dos problemas e simplificando os planos de ação a serem tomados.

O nome 5W2H tem origem na língua inglesa, significando (5W): “what”, “why”, “who”, “when”, “where”; (2H): “how”, “how much”. Que traduzido ao português, tem como significado: “o que”, “por quê”, “quem”, “quando”, “onde”, “como” e “quanto”.

Diante disso, para que seja possível compreender de maneira completa cada elemento da sigla, é possível caracterizar cada uma delas como:

• O que: As ações ou atividades que serão executadas, vão ser descritas.
• Por quê: Nesta etapa, as ações ou as atividades propostas quando feita a pergunta do “O que” serão justificadas, ou seja, por que é necessário que elas sejam realizadas.
• Quem: Nesta fase há a especificação de quem realizará a atividade, além de ser definido o responsável pela execução da mesma.
• Quando: O prazo e o cronograma da atividade serão elaborados.
• Onde: Será especificado em qual lugar a ação será feita.
• Como: Onde é descrito como a ação será realizada, incluindo os métodos utilizados.
• Quanto: Nesta etapa os custos envolvidos na execução da ação serão listados.

Quais são suas vantagens?

Fazer uso da ferramenta 5W2H pode trazer inúmeras vantagens para o seu negócio e até mesmo para sua vida pessoal. Uma vez que, o uso dessa ferramenta de forma correta, acaba gerando um plano de ação assertivo, que resulta no acompanhamento de cada passo da tarefa minuciosamente, evitando eventuais erros no processo e trazendo grandes melhorias.

 A partir disso, segue abaixo uma lista dos principais benefícios oferecidos por essa ferramenta, como por exemplo: 

• Análise completa do plano de ação;
• Maneira mais eficiente de organizar prazos e tarefas; 
• Análise simplificada de problemas;
• Praticidade nos planos de ação; 
• Otimização dos processos;
• Organização dos dados;
• Visualização dos problemas;
• Soluções práticas e ágeis, dispondo do mínimo de custos possíveis.

Exemplos:

Neste momento, utilizaremos dois exemplos de situações extremamente diferentes para poder demonstrar como essa ferramenta é capaz de ser aplicada em diversas situações. 

Exemplo 1: Larissa irá realizar uma adoção de um cachorrinho.

• What (O que?): Adotar um cachorro.
• Why (Por quê?): O cachorro será uma companhia para a Larissa, e ela por consequência, também trará muito amor para o animal.
• When (Quando?): 12 de fevereiro de 2022, sábado.
• Who (Quem?): Larissa, e sua família.
• Where (Onde?): em São Roque/SP.
• How (Como?): O 1º passo é ir de São Paulo (capital) até São Roque (cidade do interior). 
  • O 2º passo é pegar a fila da adoção e escolher o animal. 
  • O 3º passo é assinar todos os documentos necessários.
  • O 4º passo é comprar os alimentos, itens de higiene e brinquedos.
  • O 5º passo é voltar para casa com o cachorro.
• How Much (Quanto custará?): Apenas os custos de alimentação e higiene.

Exemplo 2: Abertura de um coworking na cidade de Ribeirão Preto:

• What (O que?) Abrir um espaço de coworking no centro da cidade de Ribeirão Preto, interior de São Paulo. 
• Why (Por quê?): Há um grande público jovem na cidade, por conta das universidades, institutos e associações de estudos localizadas na região que poderão utilizar o espaço para estudar, trabalhar, etc.
• When (Quando?): Mês de março de 2023 
• Who (Quem?): A responsável será a construtora da cidade, juntamente com a USP-RP.
• Where (Onde?): Em Ribeirão Preto – São Paulo.
• How (Como?):  O 1º passo é identificar o melhor ponto para atingir o público-alvo da maneira mais assertiva possível.
  • O 2º passo é alugar esse local.
  • O 3º passo é definir o layout e a estrutura do coworking.
  • O 4º passo é contratar as obras de adaptação necessárias.
  • O 5º passo é preparar a inauguração.
• How Much (Quanto custará?): R$ 65 mil (sessenta e cinco mil reais).

Conclusão

Logo, levando em consideração os fatos apresentados, fica evidente o porquê dessa ferramenta ser considerada de extrema importância para o planejamento de diversas tarefas e como auxílio durante a execução de projetos.

Diante disso, para traçar um plano de ação eficaz e sem impasses, é necessário perguntas simples e objetivas, para que além de potencializar a agilidade do processo, reconhecer também os possíveis pontos a serem melhorados, tanto no seu ambiente de trabalho ou até mesmo para sua vida pessoal.

Feito por: Laís Silvestre e Maryna Loch