A comunicação empresarial é um conceito que se tornou essencial nas empresas. Através dela, é possível tanto transmitir informações como criar a imagem da companhia. Essa prática engloba a comunicação da empresa com todo seu público. Sendo assim, a comunicação empresarial pode ser dividida em duas vertentes: interna e externa.

A comunicação interna é essencial para o bom funcionamento da corporação, ligada diretamente a seus funcionários. Essa vertente consiste em um canal de compartilhamento de informações entre os membros, seja eles de mesma hierarquia ou de diferentes cargos, e é capaz de melhorar a eficiência do trabalho e o clima organizacional.

Já a comunicação externa, se dirige aos clientes, fornecedores, parceiros, investidores, concorrentes e imprensa. Esse âmbito da comunicação empresarial define a maneira como a empresa se posiciona perante seu público, se tornando responsável por transmitir sua imagem e capaz ganhar a atenção e confiança das pessoas.

A importância da comunicação empresarial

Visto o papel do diálogo nas empresas é relevante destacar sua importância. Quando essa prática é aplicada de modo eficiente, os resultados aparecem celeremente.

Através de uma boa comunicação interna, o alinhamento da equipe é alcançado, o que é determinante para o funcionamento dos processos dentro de uma organização. Além disso, é uma forma de garantir a transparência e de manter os funcionários conectados, fazendo com que eles permaneçam constantemente engajados e motivados com suas tarefas. Consequentemente, cria-se uma união entre o time e melhora o clima organizacional dentro da companhia.         

Na comunicação interna, estabelecer uma padronização também é muito importante. Através dela, as falhas na comunicação são menores e os processos internos são facilitados.

Quando se trata da comunicação externa, é inegável seu retorno para a empresa. É baseado nas informações que o público recebe que ele irá desenvolver simpatia ou apatia pela marca. Esse diferencial para sua organização se torna um fator decisório na escolha de um cliente ou de um investidor.

Dessa forma, a comunicação empresarial é importante para melhorar a eficiência do trabalho de seus funcionários, atrair leads e engajar todos os stakeholders da empresa.

Como aplicar a comunicação empresarial na sua empresa

A comunicação empresarial atinge um público amplo, sendo assim as informações são transmitidas para pessoas que podem ser completamente diferentes em relação a idade, gênero, crenças, cultura e personalidade. Isso faz com que, para aplicar a comunicação empresarial interna e externa de modo eficiente em sua organização, surja primeiramente a necessidade de realizar uma análise da audiência que irá receber a mensagem.

Além dessa análise, há outras estratégias para aplicar essa prática na sua companhia. Quando se trata da comunicação externa é interessante fazer a integração por diferentes meios. Ao utilizar canais da empresa como site, redes sociais, YouTube e o blog, é possível fazer com que a criação de conteúdo transmita informações de maneira mais específica, de acordo com o público escolhido.

Em relação a esses conteúdos, é essencial que eles sejam relevantes a quem irá consumi-los. Atualmente, todos tem acesso a uma enorme quantidade de informações. Consequentemente, ao trazer um conteúdo que agregue valor ao seu público, sua empresa se destacará das demais. Outro ponto é criar uma padronização específica, a todo material que será divulgado, isso mostra profissionalismo e constrói a identidade da marca.

Há outras estratégias para atingir uma boa comunicação dentro da empresa, uma delas é a desburocratização dos processos. Isso faz com que a circulação de informações se torne mais rápida, prática e acessível a todos.

Para complementar essa desburocratização, os diálogos devem ser claros e sem distinção de cargos. A partir do momento que dois departamentos distintos utilizam uma linguagem muito técnica entre eles, por exemplo, pode haver ruídos na comunicação. Por fim, destaca-se a necessidade da transparência entre a equipe para que comunicação interna ocorra de forma eficaz.

Ferramentas para auxiliar a comunicação empresarial

Para auxiliar a aplicação da comunicação empresarial, há algumas ferramentas que colaboram com a organização e clareza das informações. A seguir apresentaremos algumas delas.

Ferramentas Internas

• Intranet: é uma rede interna, que funciona de forma privada e dentro dos limites da empresa. Apenas os funcionários ou pessoas autorizadas tem acesso a ela e sua função é conectar diferentes departamentos da organização, agilizando assim o fluxo de informações. Além disso, essa plataforma disponibiliza espaço para comunicados importantes, distribuição de treinamento e relatórios de desempenho.
• Mural de recados: é uma ferramenta simples e tradicional. Esse mural serve para a empresa comunicar avisos importantes, como por exemplo, eventos, reuniões, treinamentos, entre outras coisas. Ele é bastante eficaz, uma vez que é de fácil visualização para todos dentro da empresa, mas deve ser combinado com outras ferramentas para uma boa comunicação empresarial.
• Caixa de sugestões: é essencial para aumentar a colaboração de todos os associados da empresa, independente do cargo. Ela possibilita membros, que não se sentem confortáveis de expressar sua opinião em público, deixem suas sugestões e críticas. Contribuindo assim para a comunicação dentro da empresa de maneira geral.
• E-mail corporativo: é extremamente útil para otimizar o tempo de transmissão das informações. Através dessa ferramenta é possível enviar mensagens para todos os funcionários de uma única vez. Pode ser utilizado para enviar diversos tipos de conteúdo, como documentos, recados e planilhas. Outra vantagem é que facilita o arquivamento e a busca de informações que são passadas por esse e-mail.

Ferramentas Externas

• Canva: é um facilitador para a elaboração de conteúdo visual. É muito prático para quem não tem um software de design. Esse conteúdo visual capta mais a atenção do público e complementa a próxima ferramenta.
• Redes sociais: as redes sociais são instrumentos que permitem um contato mais próximo com o público. É possível criar conteúdos mais diretos e as pessoas estão constantemente acessando essas informações.
• E-mail marketing: essa ferramenta facilita o contato da empresa com seus leads. Através dele, é possível se comunicar de forma mais específica e pessoal e garantem mais previsibilidade para a empresa de seu alcance ao público.
• Knewin Social: serve para a área de gestão e monitoramento de mídias sociais. Ela agiliza esse processo, monitorando os canais de comunicação automaticamente. Além disso, ela proporciona para a empresa a observação de como o público enxerga a marca.

Desafios na aplicação da comunicação empresarial

Como visto anteriormente, a comunicação empresarial é de suma importância para o melhor desenvolvimento e prospecção de uma organização.

Seus efeitos são, de fato, bastante notáveis no dia a dia das empresas, seja nas relações de trabalho, na melhora no comportamento organizacional, e até mesmo com os stakeholders, aprimorando e facilitando as trocas de informações e relações existentes entre cada um deles.

Todavia, para que se possa implementar a comunicação empresarial, é necessária a realização de um processo de adaptação, teste e de aplicação final.

Sabendo da grandiosidade e complexidade que toda organização possui, é possível imaginar que assim como a maioria dos demais processos implementados em empresas, há um trabalho árduo por trás, que podem acarretar possíveis desafios.

Dentre esses desafios é possível identificar a presença do chamado “comando e controle”, que nada mais é do que a forte estruturação empresarial, onde as decisões são tomadas pelos altos cargos da organização, seguindo à risca, os níveis hierárquicos existentes. Havendo pouca, ou até mesmo nenhuma consulta aos demais membros da empresa.

Além disso, em momentos de crise, a maioria dos gestores tendem a não serem totalmente transparentes á todos da equipe, há uma retenção muito grande de informações, que por sua vez, acabam interferindo no desenvolvimento da empresa, o que pode gerar maiores problemas futuros.

Outro desafio bastante comum na aplicação da comunicação empresarial, é a resistência ao uso de novos canais de comunicação. Alguns gestores ainda não se adaptaram á enorme gama de possibilidades tecnológicas existentes hoje, no mercado. E isso acaba afetando a otimização das tarefas realizadas no dia a dia da empresa.

Isso porque, com os avanços tecnológicos, há uma vasta diversidade de meios que podem ser utilizados, justamente para que se crie planos e metas estratégicas de forma mais rápida e eficaz.

Com base em tudo o que foi abordado anteriormente, pode-se perceber o quão essencial é, a utilização da comunicação empresarial, de forma correta, seja ela no ambiente interno, ou externo.

Sua aplicação pode gerar ótimos resultados ao andamento de uma organização, isso devido, ao melhor engajamento dos funcionários, promovendo satisfação mútua entre chefes e empregados e ainda, uma melhora nas relações de todas as partes interessadas na empresa, os chamados, stakeholders.

Em suma, nota-se a grandiosidade da comunicação empresarial. Através dela, é possível identificar um aumento da credibilidade da empresa, aprimoramento das relações entre colaboradores e o mercado externo, crescimento no rendimento econômico e entre outros fatores, consequentes de sua aplicabilidade. Ademais, atualmente há diversas ferramentas que auxiliam na execução prática desse conceito, otimizando assim a transmissão de informações dentro da empresa.

Autoras: Mariana Penteado e Victoria Gonzalez