Imprevistos e problemas, são situações que as empresas enfrentam diariamente na execução de tarefas ou projetos e que exigem organização e planejamento, pois desse modo será possível tomar decisões assertivas buscando a melhora da empresa de maneira geral.

Em situações de grande pressão, não é simples ter uma visão ampla para solucionar os contratempos que aparecem, ocasionando o estresse e as preocupações. Diante disso, foi criada a planilha Matriz GUT que contribui no planejamento eficiente dos processos nas organizações.

A matriz GUT inventada pelos especialistas em resoluções empresariais, Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, em 1981, tinha como objetivo criar uma visibilidade ampla de alguns problemas frequentes em organizações, contribuindo em evidenciar quais processos deveriam ser realizados com antecedência e garantindo que as decisões fossem tomadas de maneira assertiva. Nesse sentido, ela se embasa em 3 critérios que segue as iniciais de seu nome G (gravidade), U (urgência) e T (tendência).

A partir dessas 3 classificações, a empresa consegue identificar quais assuntos são prioritários e assim, traçar um caminho para suas resoluções. Entre os benefícios dessa planilha, estão: contribuição para a formulação de um planejamento estratégico; fácil utilização; pode ser aplicada em qualquer área; classifica os problemas em diferentes tópicos e contribui na redução ou até mesmo na resolução dos contratempos organizacionais.

Matriz GUT: Como funciona?

Assim como foi citado anteriormente, a Matriz GUT se divide em 3 critérios, sendo eles: gravidade, urgência e tendência. A partir da anotação de cada um deles, é atribuída uma nota de 1 a 5 de acordo com a necessidade do processo enfrentado. Diante disso, abaixo será conceituado cada critério e a atribuição de suas notas.

Gravidade (G)

O critério de gravidade, representado pela letra “G”, mede o impacto que determinado problema pode causar à empresa se não for atendido a tempo. Sendo assim, é preciso que se analise todos os pontos que podem ser prejudicados, sejam os funcionários ou os insumos, como por exemplo, os gestores, colabores, processos e projetos.

Para um auxílio no manuseio das notas atribuídas, quando a organização estiver à frente de um contratempo, aconselha-se perguntar: “qual o impacto e a gravidade que esse projeto pode causar caso espere para ser realizado?” e com a resposta, classificar na escala de 1 a 5.

 A avaliação segue a seguinte proposta:

1. Sem gravidade;
2. Pouco grave;
3. Grave;
4. Muito grave;
5. Extremamente grave.

Urgência (U)

A urgência é utilizada para medir em até quanto tempo aquele imprevisto pode ser solucionado, pois existem situações que necessitam ser resolvidas dentro do prazo, antes que se agrave e prejudique a empresa ou até mesmo o processo.

A partir disso, é de extrema relevância levantar a seguinte questão quando enfrentar problemática: ˜até por quanto tempo este projeto pode esperar para ser resolvido?” e a partir da coleta de informações realizadas, classificar dentro da escala:

1. Sem urgência;
2. Pouco urgente;
3. Urgente;
4. Muito urgente;
5. Extremamente urgente.

Tendência (T)

No estudo do projeto a ser solucionado, a tendência avalia a probabilidade de crescimento do problema, ou seja, questionar “se não for resolvido hoje, qual sua probabilidade de piorar?”, visto que existem projetos que tendem a se propagar negativamente com o passar do tempo. Sendo assim, após a análise é preciso que seja feita a classificação de acordo com a escala:

1. Sem tendência de piorar;
2. Piorará a longo prazo;
3. Piorará a médio prazo;
4. Piorará a curto prazo;
5. Piorará rapidamente.

Como aplicar a Matriz GUT

Após montar a tabela com as tarefas que devem ser analisadas, deve-se mensurá-las de acordo com os tópicos da Gravidade, Urgência e Tendência. Portanto, multiplicar os números de 1 a 5 que estão em cada pilar (Gravidade X Tendência X Urgência), para uma visualização mais assertiva, tem-se o exemplo abaixo:

Supondo que se trata de uma empresa online e os leads de acesso estão baixos pois as redes sociais não estão impactando positivamente na interação com seu público-alvo, os funcionários não estão conseguindo ter desenvolvimento contínuo com as plataformas e a fidelização com os clientes está baixa.

Posto isto, a empresa conseguiu identificar três principais problemas que estão afetando seu crescimento:

1. Falta de planejamento de marketing;
2. Necessidade de treinamento de novos funcionários;
3. Falta de planejamento pós-venda.

A análise da Matriz GUT para esse problema seria montada da seguinte maneira:

Com os problemas já classificados dentro de sua escala de necessidade, fica mais simples ter uma visão ampla na resolução do caso. O problema um “Falta de Planejamento de Marketing” foi apontado como escala 4 de Gravidade e Urgência (muito grave e muito urgente) e 5 para Tendência (piorará rapidamente), com essas três atribuições, basta multiplicar estes valores, 4x4x5 resultando em 80.

O mesmo processo foi aplicado aos demais gaps dessa organização, e foram obtidos os resultados de 125 pontos para “Necessidade de treinamento para novos funcionários” e 27 para “Falta de planejamento de pós-venda”, respectivamente.

Ou seja, após multiplicar G x U x T, o problema que deve ser solucionado primeiro é “Necessidade de treinamento de novos funcionários” com 125 pontos, pois entre as três circunstâncias foi o maior resultado da multiplicação dos eixos.

Empate

Em caso de empate, a empresa deve por meio de outras bases de escolha optar por solucionar a que em conjunto com os critérios de preferência de sua equipe deve ser prioridade. Como sugestão, a organização pode definir de acordo com o senso de urgência, consenso da equipe, o problema que está agravando mais rápido ou outro método de escolha.

Motivo para utilizar a Matriz GUT

Tendo em vista o calendário de atividades corridos que as empresas possuem, a matriz GUT pode contribuir para organizar de uma maneira mais eficiente e eficaz as ações que devem ser tomadas, pois o objetivo que foi entregue pelos criadores desta ferramenta é de que a mesma venha facilitar a rotina imprevisível das gestões empresariais.

Diante disso, as equipes de funcionários estarão em maior sintonia, pois beneficia-os com melhoria na comunicação, mais proximidade em tomadas de decisão, dinamismo em calcular os impactos do problema, além de que a implementação de novos métodos internos para a evolução da empresa pode ser um grande auxílio a motivá-los em irem em busca do desenvolvimento contínuo de inovações e aprimoramento de atividades.

 Portanto, a taxa de assertividade e a qualidade dos serviços entregues serão de maior êxito, impactará positivamente na organização e planejamento, desenvolverá o pensamento mais crítico e analítico dos funcionários presentes no processo de escolha e não necessita do investimento de capital.

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Feito por: Rafael Filho e Thayná Bernardino