Empresa Júnior Mackenzie Consultoria

Otimizar os processos e conseguir melhores resultados com a mesma quantidade de colaboradores, recursos e tempo são grandes objetivos buscados no mercado. É bem comum que gestores, quando estão buscando melhorar a produtividade da sua equipe, olhem para métodos de qualidade, pois objetivam justamente a aceleração de processos e a resolução de gaps.

Com isso, o Ciclo PDCA entra como um dos métodos mais comuns e intuitivos para os gestores entenderem e aplicarem em seus modelos de negócio. Ele foi desenvolvido com objetivo de maximizar a assertividade na tomada de decisão, com isso é possível mitigar prejuízos futuros. Basicamente, é um método de gestão que corresponde às ações necessárias para garantir a solução de um problema.

A sigla PDCA vem do inglês e significa: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar) e Act (Ação). Como o próprio nome diz, é um ciclo, isto é, passar por essas quatro etapas não significa algo encerrado, é necessário fazer e refazer os passos para se obter melhores resultados e impulsionar o negócio em seu mercado de atuação.

O ciclo foi inicialmente criado por Walter A. Shewart, na década de 20, mas ele se tornou conhecido quando William Edward Deming, um dos principais representantes da Gestão de Qualidade, disseminou o conceito mundialmente.

Por esse motivo, a partir da década de 1950, o ciclo PDCA ficou conhecido como o Ciclo Deming e também de Ciclo Shewhart. Após diversos anos de evolução e a sua resiliência em formatos práticos, atualmente ele é um método reconhecido como uma ferramenta que promove melhoria contínua.

Logo abaixo, será melhor explicado o significado dessa metodologia.

Plan (Planejar)

A primeira fase do ciclo PDCA é dedicada ao planejamento de um processo. Aqui é fundamental definir quais objetivos/metas deseja-se alcançar, quais processos são necessários para esse alcance e estabelecer planos de ação concretos. Como em qualquer planejamento, é essencial elaborá-lo com o máximo de empenho possível, pois assim serão evitadas falhas ao decorrer da atividade.

Basicamente, é feito um levantamento de dados e informações, para que assim o escopo da correção, prevenção ou melhoria possa ser o mais completo possível e resolva de fato o gap que assola a empresa.

É possível, por exemplo, utilizar o 5 Porquês ou Diagrama de Ishikawa para identificação e análise quando for abordada a resolução de problemas. Além disso, o 5W2H é uma ferramenta importante na hora de elaborar um plano de ação que contemple as ações planejadas, pois cada um dos questionamentos dessa metodologia proporciona uma visão aprimorada e consistente do que precisa ser feito.

Do (Fazer)

Nessa fase em que o plano de ação já está traçado, é o momento de colocar as mãos na massa, ou seja, o planejamento em prática. As ações pré-definidas devem ser executadas pelos seus responsáveis seguindo à risca suas instruções, assim como os prazos estabelecidos.

Para isso ocorrer, os envolvidos devem ser treinados e preparados, para que nada saia fora do planejado por conta de alguma falha na comunicação, além disso, é importante que seja transmitido a importância do que está sendo feito para os mesmos.

Lembre-se que é nesse ponto da metodologia em que os resultados são obtidos, então acompanhe de perto e faça registros, tanto aqueles positivos quanto negativos. E também, não deixe de pedir opinião e comentários para aqueles que estarão em contato direto com o processo.

Check (Checar)

A partir dos resultados da etapa anterior, é feito uma análise com os dados obtidos para detectar qualquer tipo de erros ou falhas, além de verificar se as metas foram atingidas com os prazos estabelecidos.

Em relação aos dados, é interessante extrair o máximo de informações possíveis para poder fazer uma interpretação assertiva. Além disso, é de suma importância que a veracidade das informações encontradas seja garantida para que não dê margem para falsas conclusões.

No caso de se deparar com resultados insatisfatórios, é essencial se certificar de que todos os pontos planejados foram realmente executados, para assim estar pronto para agir.

Act (Agir)

Nessa última fase é feito ações corretivas com base no que foi visto, podendo ser de alguma falha ou desvio, a fim de solucionar. Sempre pensando em aperfeiçoar, consequentemente, otimizar o processo.

É importante se atentar para que esses erros não voltem a repetir, para isso é fundamental que seja padronizado esses novos procedimentos para evitar de fato a reincidência.

Uma vez que as metas foram atingidas, o modo feito é aplicado como modelo. Estando livre para recomeçar o ciclo focando em outro aspecto, para que os processos estejam sempre aprimorados.

Além disso, é essencial que depois de um tempo seja analisado novamente o mesmo processo para que sempre esteja mais otimizado possível, já que sempre novas tecnologias estão surgindo, assim como novos colaboradores estão entrando.

Por que implementar o PDCA em sua empresa?

Com a implementação da metodologia PDCA, a empresa poderá instaurar uma gestão mais estratégica, baseada em dados e insumos coletados dos processos cotidianos. Dessa forma, é possível construir uma administração mais eficiente e eficaz, mitigando riscos e fomentando os resultados. Ademais, é fundamental destacar alguns benefícios propiciados pelo ciclo PDCA:

  • Assertividade na tomada de decisão: devido ao fato de as decisões estratégicas serem baseadas em dados e experimentações, proporcionando maior assertividade na elaboração dos planos de ação. 
  • Aprendizado e melhorias contínuas: como o próprio nome já diz, o PDCA é ciclo contínuo, que deve ser realizado até o gap identificado for solucionado. Além disso, promover aperfeiçoamentos nos processos cotidiano, proporcionando melhorias contínuas.
  • Trabalho em equipe: através do ciclo PDCA, é possível descentralizar a solução do gestor e ouvir diversas opiniões dos colaboradores envolvidos no projeto. Com a realização de um brainstorming com toda a equipe, pode-se ter insight valiosos que embasarão decisões futuras.
  • Redução dos custos e despesas: identificando os gaps da organização e proporcionando soluções assertivas e eficazes, é possível reduz custos significativos da empresa e, consequentemente, aumentar os lucros.

Como a empresa pode implementar o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma das formas mais efetivas para as empresas que visão conciliar gestão com inovação. Porém, para maximizar os resultados obtidos com a implementação dessa metodologia, é essencial que a organização possua 3 pilares fundamentais. Tais como:

  • Liderança:  é de suma importância que o gestor esteja presente em todas as etapas do ciclo PDCA. Dessa forma, será possível verificar se todos os aspectos planejados estão sendo executados corretamente e possíveis pontos de melhoria.
  • Comunicação: recolher feedbacks dos colaboradores que estão envolvidos no projeto, é essencial para a efetividade do ciclo PDCA. Com isso, será possível identificar gaps que estão prejudicando o desenvolvimento do trabalho, além de insumos fundamentais, que poderão guiar o gestor na tomada de decisão.
  • Conhecimento: é fundamental o gestor e a equipe envolvida no projeto, possuam conhecimento técnico da atuação e processos cotidianos da empresa. Dessa forma, será possível elaborar soluções viáveis, que possam ser eficientes e eficazes dentro da realidade atual da organização.

Portanto, é notável que o ciclo PDCA é um método extremamente simples e eficaz, capaz de modificar o panorama da sua empresa em apenas 4 passos. Sobretudo, é fundamental buscar melhorias contínuas para sua empresa, visando maximizar o seu core business.

Autores: Amanda Yabusaki, Emerson Santos e Marcos Paulo Santos


0 comentário

Deixe um comentário

Avatar placeholder

O seu endereço de e-mail não será publicado.