Atualmente, é notável a exigência dos consumidores por ética e sustentabilidade no mercado. Algumas empresas, de certa forma, podem acabar tendo sua imagem e reputação fragilizadas se ocorrer o envolvimento em causas corruptas, tanto em nível de negócios como também no âmbito político.

A necessidade de conhecer e praticar o compliance nas atividades cotidianas surgem em meio a essa realidade, que atinge tanto empresas como organizações governamentais. Além disso, essa prática chega para sanar a necessidade de modelos de negócio mais jovens por guias de conduta que, de fato, sirvam como uma bússola para seus associados e impulsionem o senso de pertencimento.

Compliance na tradução livre significa conformidade. Sobretudo, é estar de acordo com as leis, padrões éticos, regulamentos internos e externos. Isso é realizado através de ações práticas voltadas a garantir relações éticas/transparentes entre colaboradores, organizações, poder público e demais pessoas interessadas.

Com o objetivo de minimizar os riscos empresariais, o compliance é a linha mestra que guia o comportamento de uma empresa e evita riscos e maiores custos perante o mercado em que atua.

Quais são seus principais aspectos?

Alguns dos elementos principais que compõem o sistema de compliance são:

• Políticas: essas compõem um grupo orientador que conduzem a instituição, definindo papeis e critérios das diversas áreas que constituem uma organização;
• Planejamento: os processos que necessitam ser implementados ou reorganizados para que a organização tenha adequado funcionamento, conduzindo a empresa aos seus objetivos organizacionais;
• Avaliação de Desempenho: toda organização necessita definir uma metodologia de avaliação de seu desempenho, implementando medidores e indicadores, os chamados KPIs (Key Performance Indicators) ou Indicadores-Chave de Desempenho, para que possa analisar, em periodicidade definida pela administração, o alcance de seus objetivos;

• Análise de Melhorias: tendo as políticas implantadas, o planejamento estabelecido e os indicadores de avaliação de desempenho, cabe uma constante análise para observar o ambiente de produção, aquele no qual a organização efetivamente opera, objetivando a verificação dos gargalos, erros, mal dimensionamento ou demais problemáticas a serem resolvidas e melhoradas;
• Avaliação pela Alta Gestão: cabe ao corpo diretivo de uma organização proceder com a adequada avaliação de todo seu escopo e processo produtivo, com base em sistemas informacionais efetivos e adequados, para que possa ter a correta análise e avaliação, de modo que possa observar, analisar e corrigir com efetividade os processos da organização.

Qual a importância do compliance?

O programa de compliance permite que a empresa se estabeleça no mercado de uma maneira muito mais segura, o que garante o ganho de valor frente aos stakeholders, uma vez que estará de acordo com os padrões éticos, legais e normativos estabelecidos, além da conformidade com os seus valores e ideais, os quais estão desde a criação da organização.

Isso gera credibilidade, transparência e boa reputação. Consequentemente, torna-se um diferencial da empresa que atrairá mais clientes e parceiros. De maneira nenhuma isso afetará a flexibilidade, mas tornará a empresa confiável tanto na visão dos associados quanto dos consumidores.

Além disso, possuir o compliance na empresa traz diversos benefícios. Alguns são:

• Ganho de vantagem competitiva no mercado;
• Atração de investimentos;
• Identificação de riscos e prevenção cautelosa de problemas;
• Ganho de credibilidade;
• Melhoria da eficiência e qualidade dos serviços/produtos;
• Aumento da governança;
• Consolidação de uma cultura organizacional;
• Sustentabilidade;
• Correção efetiva de não-conformidades.

Como aplicar o compliance e quais são seus pilares?

Um programa de compliance eficiente não é uma inovação simples de ser feita. Para isso ser garantido, é muito importante que a empresa cumpra com os principais pilares que compõe o programa. Eles são:

• Compromisso

O primeiro dos pilares e um dos mais importantes é o compromisso de toda a empresa com o programa, desde os cargos mais baixos até os líderes da organização, os mais relevantes nesse quesito. Ou seja, o compliance só é bem aplicado e se torna eficiente quando os cargos estratégicos colaboram para sua implementação. Por isso, a aplicação deve ocorrer de uma maneira que abranja todo o leque de membros da empresa.

• Antecipar os riscos

Em segundo plano, mas não menos importante, conhecer os riscos que sua empresa pode enfrentar é um pilar importante. Sendo assim, é aconselhável fazer um mapeamento das possíveis ameaças, visando minimizar os possíveis prejuízos, caso algo saia dos trilhos.

• Controles internos

Realizando controles dentro de uma empresa, é possível mapear os processos e funcionamento das áreas da organização, além de minimizar os riscos. Desse modo, oportunidades de aprimoramento serão identificadas e as falhas presentes poderão ser corrigidas.

• Comunicação e Treinamentos

Inovações são pontos que sempre podem afetar ou modificar as dinâmicas empresariais. Portanto, é preciso garantir uma boa comunicação e a promoção de treinamentos e capacitações sobre o compliance, principalmente quando ocorre a troca de gestão.

Com transparência sobre o programa e a conscientização sobre a importância do compliance, aliada a um cronograma de treinamentos e alinhamentos, o quarto pilar é cumprido com excelência.

• Guia de Conduta

Para que a conscientização e o comprometimento seja garantido dentro do ambiente, é importante a elaboração de um guia de conduta para que as informações mais importantes e a conduta ideal seja documentada. Isso possibilita o fácil acesso dos associados em ocasiões de dúvidas.

Além disso, é importante ressaltar que todos devem seguir esse documento, desde líderes e colaboradores, até clientes e fornecedores. Nesse caso, pensando em terceiros, é importante ter um padrão de documentação que pode ser enviado na assinatura de um contrato, por exemplo, seja por meio do próprio guia ou decláusulas contratuais. Por fim, caso exista um canal de conversa voltado à terceiros, também é interessante explicar como consultá-lo.

• Canais de denúncia

Crie um canal de conversa anônima na empresa, isto é, um ambiente que mostre o interesse da empresa em ouvir os associados. Dessa forma, os membros podem reportar falhas de condutas que rompam o código de ética e conformidade da organização, ou até mesmo situações mais delicadas.

Como próximo passo, elabore um processo para analisar as respostas e decidir quais ações devem ser tomadas em relação às denúncias reportadas. Diante de uma denúncia, inicie um processo de investigação para verificar sua veracidade e tomar as devidas providências. Afinal, é fundamental que os colaboradores vejam que isso está sendo tratado com seriedade.

• Due Diiligence

Como complemento a todos esses pilares, a due diligence é essencial. Isso, pela importância de saber com que negociamos, desde clientes até empresas. Para isso, uma pesquisa prévia sempre deve ser realizada para entender um pouco dos últimos anos de atuação da empresa/cliente.

Além disso, de forma mais profunda, uma pesquisa de CPF e CNPJ pode ser realizada com o intuito de verificar protestos e processos já acionados contra o consumidor. Dessa forma, o risco de problemas envolvendo a inadimplência é diminuído. garantindo o trato com os bons pagadores.

• Garantia da LGPD

Para que todos os processos sejam cumpridos com êxito, é necessário que a Lei de Proteção de Dados (LGPD) seja cumprida à risca. Sempre que uma informação for colhida, é essencial reforçar a segurança dos dados e promover políticas transparentes sobre o uso, coleta, armazenamento e tratamento deles.

Caso a LGPD não seja praticada, as multas aplicadas são altíssimas, com potencial de quebrar muitos negócios ou até provocar a proibição total/parcial de atividades que envolvam o tratamento de dados.

• Monitoramento

Por fim, um monitoramento constante para verificação de que todos os pilares estão sendo cumpridos é essencial. Assim, as oportunidades de melhoria sempre serão identificadas e o acompanhamento do cumprimento de normas por parte dos membros sempre será policiado.

Concluindo, é fundamental que o programa de compliance seja implementado em um modelo de negócio, pois aumenta a eficiência e qualidade dos produtos fabricados ou serviços prestados, além de oferecer prevenções de diversos riscos. De certa forma, muitas empresas só pensam em compliance quando já foram punidas por algum “desvio de conduta”, postura custosa ao caixa da organização e a sua atuação no mercado.

Autores: Emerson Santos e Nicolas Rossetti