A administração pode ser feita de diversas maneiras e possui várias vertentes. Essencialmente, o processo de administrar significa: tomar decisões com o objetivo de conduzir a empresa, possibilitando o alcance da eficiência e eficácia em suas ações no mercado.

Gerenciar os negócios exige: planejamento, organização, direção e controle. A partir daí as funções básicas do administrador aparecem, ou seja, o PODC é condizente com o cotidiano profissional da área administrativa.

A teoria partiu do engenheiro Henri Fayol (1841-1925), cujo o livro publicado em 1916, chama-se Administration Industrielle et Generale (Administração Industrial e Geral). Sendo um dos teóricos clássicos da ciência da administração, Fayol definiu 5 funções conhecidas como POC3 (Planejamento, Organização, Comando, Coordenação e Controle). Com o passar do tempo, os aspectos foram atualizados e adaptados a novas ideias, como a teoria neoclássica da administração.

Sobretudo, o PODC objetiva estruturar e nortear os recursos e serviços de uma organização em suas dinâmicas econômicas. Além disso, busca tornar as atividades dinâmicas, interativas e sequenciais.

P = Planejamento

O Planejamento reúne ações como, traçar caminhos para os objetivos, conceber planos para prevenir condições futuras, as quais são por exemplo: déficit anual ou problemas estruturais e por fim, configurar as rotas de ação na busca de novas metas. Como uma etapa inicial, planejar diminui a incerteza e os riscos que atingem o sucesso da empresa através de previsões contingenciais, tornando-a proativa e preparada.

Seus passos são: definição de metas; determinação da situação inicial; desenvolvimento de possibilidades futuras; análise das alternativas e implementação do plano. Toda a preparação facilita o autoconhecimento da organização e a definição dos parâmetros de controle.

O planejamento pode ser dividido em três níveis, os quais dependem de fatores como, a posição hierárquica. O primeiro nível é operacional e o de mais baixa complexidade, comportando ações diárias e de curto prazo. Já o segundo é tático e apresenta média complexidade, determinando objetivos das áreas especializadas da empresa em médio prazo. Por fim, o último e mais complexo é o estratégico, por tratar de atividades que atingem a empresa inteira a longo prazo, como a definição de visão, missão e valores.

O = Organização

O objetivo da organização é: criar condições favoráveis para que os objetivos estratégicos sejam alcançados da melhor forma. Resumidamente, se fossemos definir as funções em poucas palavras, o planejamento é definir o que fazer, e estabelecer como a organização deve fazer.

Segundo Fayol, organizar é constituir um duplo organismo, material e social da empresa, ou seja, estabelecer um conjunto de recursos humanos e materiais em uma estrutura. Sua responsabilidade se dá pela alocação do trabalho, dos recursos e da cadeia de comando, além do estabelecimento dos mecanismos de comunicação e coordenação entre os membros.

Desse modo, o objetivo é criar uma estrutura organizacional eficiente, visto que essa estrutura especifica as funções, as relações e os procedimentos organizacionais que possibilitam uma ação coordenada dos membros.

Existem meios para que a organização se concretize, esses são: organogramas, fluxogramas e layouts. O organograma define a estrutura organizacional, apontando os níveis hierárquicos da instituição e organizando a cadeia de comando.

O fluxograma por sua vez, realiza o mapeamento de processos e representa um mecanismo utilizado na instituição, utilizando símbolos gráficos para conseguir descrever passo a passo a natureza e o fluxo das atividades empresariais.

Por fim, o layouts ou arranjo físico, representa graficamente o ambiente interno da instituição como: estoques, maquinários e o “chão da fábrica”.

D = Direção

A função de direção está relacionada com todas as atividades organizacionais, as quais contém a interação entre administradores e trabalhadores. Sem direção, a instituição não consegue alcançar seus objetivos de forma eficaz e eficiente.

Sobretudo, direcionar possui a função de interpretar as estratégias e conduzir as ações para executá-las em direção aos objetivos da instituição. Dessa forma, é importante para a instituição, pois, possibilita uma melhor comunicação entre seus associados, promovendo inovações nos setores e a maior comoção de todos para alcançar as metas.

Seu foco é no comportamento organizacional, priorizando um alinhamento dos funcionários aos objetivos da empresa. Assim, a direção utiliza de três meios para melhorar o comportamento organizacional, os quais são: comunicação, motivação, liderança.

Na comunicação, são partilhadas as informações de uma maneira assertiva e transparente entre os associados. Por meio de: eventos, reuniões, murais, manuais, intranet, e entre outros.

Na motivação, a tarefa é relacionar os objetivos dos associados com os da empresa, procurando assim criar um ambiente em que o profissional se desenvolva. Dentro da ação motivacional, há duas teorias muito famosas que estimulam a motivação dos associados: a Pirâmide das Necessidades (Abraham Maslow) e a Teoria dos Dois Fatores (Frederick Herzberg).

A Pirâmide das necessidades de Abraham Maslow, possui o objetivo de conscientizar os administradores das necessidades que devem ser atendidas para gerar a motivação de seus associados. Começando por sua base, existem as necessidades fisiológicas (básicas), em seguida são as necessidades de segurança e estabilidade, por fim, no topo, estão as de autorrealização, visto que os associados ficam cada vez mais motivados.
Fonte: https://blog.opinionbox.com/piramide-de-maslow

A Teoria dos dois fatores de Frederick Herzberg, desenvolve um parâmetro para estimular a motivação. Para ele, os fatores higiênicos (segurança, relacionamentos interpessoais, salários, supervisão etc.), são importantes para evitar problemas pessoais dos funcionários no ambiente de trabalho, porém, não são suficientes sozinhos.

Portanto, mesmo os fatores higiênicos presentes, precisam dos fatores motivacionais (possibilidade de aprendizagem, possibilidade de crescimento, reconhecimento, realização etc.), para que os associados estejam totalmente motivados em suas tarefas e no ambiente organizacional.

Com isso, os administradores precisam adaptar seus comportamentos organizacionais de forma que estimulem os fatores motivacionais e assim, possibilitem um maior comprometimento dos membros cada vez mais motivados para alcançar os objetivos organizacionais.

Mudando o foco para a liderança, a qual possui como propósito compatibilizar os objetivos individuais com os organizacionais e é uma das ações mais difíceis na gestão de pessoas, uma vez que, para ser um líder eficaz é preciso impor liderança nos demais. A ação está totalmente ligada com a direção e a motivação dos seus associados, é definida como o processo social de dirigir e influenciar o comportamento dos membros da organização, levando-os à realização de determinados objetivos.

Assim, a organização necessita de líderes capazes de enxergar as necessidades dos associados e da organização, além de compatibilizar ambos, para que assim, consiga realizar os objetivos da melhor forma.

Logo, quando se junta a comunicação, motivação e a liderança, a instituição consegue ter um comportamento organizacional eficaz e eficiente, possuindo mais chances de sucesso no mercado.

C = Controle

Dentre as funções do gerenciamento, o controle possui o dever de garantir que tudo ocorra dentro dos parâmetros e princípios definidos. Sendo assim, possui a intenção de encontrar desvios no direcionamento e elaborar planos para fugir desse cenário quando preciso, ou seja, medidas para sair de uma situação causada por ações incoerentes.

A essência do controle administrativo é a ação corretiva e preventiva, suas etapas, definição de padrões de desempenho, comparação do desempenho real com o ideal e a adoção de medidas corretivas quando preciso. Há três tipos de controle:

– Controle Preventivo: Conjunto de mecanismos e procedimentos para análise de operações projetadas para atingir maior eficiência dentro da empresa. Com a finalidade de determinar a veracidade das mesmas e sua conformidade para a empresa.

– Controle Simultâneo: Controle realizado durante a execução de uma atividade. Um exemplo é a supervisão direta, na qual um supervisor analisa os trabalhadores e pode auxiliá-los na correção das problemáticas que surgirem.

– Controle Posterior: Realizado após a ação, onde são determinadas as causas dos desvios e violações do padrão, dessa forma, os resultados são aplicados nas atividades futuras. Como por exemplo, em contabilidade, estatística etc.

O PODC, é uma das principais funções administrativas, sendo indispensável para empresas de renome. A partir dessa função que derivam as ações previstas, a análise do mercado e da própria instituição. Além de envolver a criação dos objetivos organizacionais.

Muitas empresas são criadas sem muita clareza, onde os proprietários apenas seguem suas vontades sem um norte, as levando à uma falência prematura. Dessa forma, concluímos que o planejamento é muito importante, desde o estabelecimento dos objetivos do negócio a uma pesquisa do ambiente interno/externo, para a intensificação da organização empresarial.

Sendo assim, a aplicação do PODC em uma empresa, tem como vantagens a maior eficiência e eficácia. Alcançando os objetivos finais e alocando os recursos certos, nos lugares adequados e da maneira mais coerente possível, o que naturalmente evita uma gestão marcada por falhas.

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