Introdução

Quando estamos planejando projetos, é comum enfrentarmos dificuldades para determinar qual deles é mais relevante naquele momento. Com tantas opções disponíveis, fica complicado saber qual projeto deve ter prioridade. Pensando nisso e na necessidade que todos que trabalham com projetos já experimentaram ou experimentarão, foi desenvolvida a ferramenta RICE score. Essa ferramenta é um verdadeiro auxílio para facilitar a tomada de decisões, proporcionando uma maior clareza àqueles que estão no processo de tirar um projeto do papel.

Mas o que é a matriz RICE?

       A ferramenta RICE Score consiste em dividir a necessidade do projeto em 4 etapas: Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço). O alcance consiste em estimar quantas pessoas serão afetadas pelo projeto ao longo do tempo, o impacto consiste em estimar o quanto o usuário será impactado, a confiança é como as pessoas que estão envolvidas no projeto estão confiantes do impacto que o projeto irá trazer, e por fim, o esforço, que compreende o tempo e o esforço demandado pelo projeto. A partir das 4 análises das etapas, a pontuação de cada uma é inserida em uma fórmula resultando na pontuação RICE, facilitando a tomada decisão e priorização de tarefas pelo líder de projetos.

        A seguir, vamos detalhar cada uma das 4 etapas que formam a matriz RICE:

• Reach : A primeira etapa busca avaliar a quantidade de pessoas que serão atingidas pelo projeto em um determinado período. Nessa etapa, é importante definir quem são os usuários e como será o alcance do projeto para saber com precisão a quantidade de recursos e pessoas envolvidas. Vale ressaltar que se deve utilizar números reais, a fim de evitar divergências com a realidade. Apesar de difícil, é importante fazer uma análise com o maior empenho possível. Por exemplo, se um projeto trouxer mil novos clientes em um mês, o seu alcance definido será este.

• Impact : Esta etapa busca avaliar o impacto que o projeto terá no indivíduo. Estimar e calcular esse impacto nem sempre é fácil e não existe um método científico específico para isso. Por isso, costuma ser mensurado através de uma escala simples, como por exemplo de zero a cinco. Mas vale ressaltar que essa é uma etapa de extrema importância para se ter uma precisão mais elaborada da ferramenta,  uma visão mais ampla das metas que pretende atingir e um entendimento maior do projeto.

• Confidence: Esta etapa é muito importante para verificar os projetos que funcionam mais por impulso do que por análise aprofundada.

Se o impacto de um projeto é esperado que seja grande, mas não houver dados que comprovem essa estimativa, então o nível de confiança não pode ser alto. Portanto, é importante fazer uma análise de como está a confiança da equipe em relação ao projeto, para que a tomada de decisão não seja voltada apenas para as emoções dos participantes, mas sim, seja centrada, racional e analítica.

Na matriz RICE, a confiança é, na maioria das vezes, calculada por porcentagem: “O quão certo você está da veracidade de suas estimativas?”. Esta é a pergunta que quem está comandando o projeto deve responder honestamente e com clareza. Sendo assim, qualquer resultado abaixo de 50% não pode ser considerado confiável o bastante para dar andamento.

• Effort : Por fim, esta analisa o tempo total demandado de cada membro para a realização do projeto. A unidade de medida utilizada nesta etapa é pessoa por mês, ou seja, o trabalho que cada membro do projeto pode realizar em um mês. Dessa forma quanto maior é o esforço, pior é para o projeto, uma vez que se um projeto leva  dois meses para ser executado, vale duas pessoas por mês e assim por diante.

Realizando uma análise do esforço, será possível ter uma visão abrangente da quantidade de pessoas necessárias para o projeto. Isso resultará em uma organização mais eficiente, pois a pessoa encarregada terá uma compreensão clara da equipe envolvida e do tempo estimado para a conclusão do projeto. Dessa forma, as chances de imprevistos serão reduzidas ao mínimo possível.

Como aplicar no dia a dia

         Para chegar em um único valor após todas as etapas serem concluídas, é necessário multiplicar as três primeiras etapas e dividir pela quarta e última: (Reach x Impact x Confidence) / Effort.  

         A implementação da matriz RICE na empresa deve ser feita a partir da capacitação de todos os setores da empresa em relação ao trabalho em conjunto. O gestor deve mostrar a importância da ferramenta e quanto ela facilita a coleta de informações para que no final de cada projeto, seja  eficiente. Uma planilha simples também pode ajudar para que a matriz seja implementada e para que o cálculo seja feito de maneira rápida.

         Existem muitos benefícios ao utilizar a matriz RICE, visto que é um ótimo recurso para dar suporte na tomada de decisões importantes, evitando assim possíveis questionamentos, brechas ou falhas de escolhas que no futuro podem prejudicar a empresa.

Conclusão

A matriz RICE é uma poderosa ferramenta para auxiliar na organização e priorização de projetos. Ao considerar o alcance, impacto, confiança e esforço, ela proporciona uma visão clara sobre quais projetos devem receber maior atenção. Com a matriz RICE, a tomada de decisões torna-se mais informada e eficiente, garantindo a alocação adequada de recursos e minimizando os riscos. Utilizar essa ferramenta pode impulsionar o sucesso dos projetos, maximizando seu impacto e contribuindo para resultados mais satisfatórios na sua empresa.

Feito por João Pedro Brittes e Leodenes Pereira.