Introdução

Mapear um processo significa descrever de maneira lógica e sequenciada todo o conjunto de atividades e subprocessos que o compõe. Diante disso, esta é uma ferramenta muito utilizada no mundo corporativo, uma vez que proporciona a visão holística de um negócio. Sendo assim, ela ganha muita atenção no mercado sênior pelo êxito na busca por competitividade e eficiência.

Tendo isso em mente, a execução de um mapeamento de processos é de extrema importância para conectar os diversos níveis e pessoas envolvidos em um processo. A partir disso, a eficácia na estruturação e funcionamento de uma empresa está diretamente ligada à forma como elas são planejadas.

O que é?

Uma empresa é formada por um conjunto de atividades com diferentes finalidades, como busca por informações, produtos ou serviços. A soma dessas atividades forma a operação da organização.

Diante disso, o mapeamento de processos é uma ferramenta de gestão que permite mapear atividades de alguma área ou setor específico de uma empresa, através de um fluxograma e a descrição das atividades do processo, por meio de um descritivo. Ademais, a ferramenta também pode indicar a relação entre as áreas e setores mapeados.

O objetivo da ferramenta consiste em deixar visível aos gestores e funcionários da empresa possíveis pontos falhos em cada processo, propondo soluções e otimizando-os para que a empresa alcance maior sucesso em suas operações.

Passo a passo

É importante salientar que o passo a passo descrito a seguir pode variar de uma empresa para outra, tanto pelas preferências de cada organização, quanto pelas vontades do cliente.

Geralmente, o primeiro passo é a Conscientização dos Funcionários I, na qual a equipe do projeto explica a todos os funcionários da empresa contratante o funcionamento do projeto. A primeira parte desta etapa consiste na elaboração de uma apresentação, contendo essencialmente, os motivos pelos quais o projeto será realizado, explicação sobre a ferramenta, metodologia que será utilizada, e os benefícios que o projeto proporcionará.

Realizada a Conscientização dos Funcionários I, a equipe inicia a etapa de Mapeamento As Is que consiste em registrar a sequência lógica das atividades contidas em um processo da maneira realizada atualmente. Para isso, deve ser realizado um levantamento de todas as atividades executadas na empresa, visando classificá-las entre processos, subprocessos e atividades.

 Em seguida, são realizadas entrevistas com os responsáveis pelos processos de cada área, a fim de entender como é realizado cada um, ou seja, entender as respectivas atividades e subprocessos, que serão exportados e organizados pelo Bizage ou MS Visio. Após o levantamento de todos os processos, é feita uma validação com os responsáveis, para certificar que os processos realmente são realizados da forma como foram formalizados pela equipe de projeto.

Feito o Mapeamento As Is, será realizada a Interação “As Is”, que consiste na organização dos mapeamentos de forma a indicar a relação entre eles, estabelecendo uma sequência lógica, que deverá ser posteriormente validada pelos gestores.

Após esta etapa, será iniciado o Mapeamento “To Be”.Este consiste na identificação de pontos de defasados nos processos mapeados, propondo ações de melhoria de acordo com a realidade da empresa. Esta etapa é de extrema importância para um mapeamento de processos, pois é nela que se identifica o valor a ser agregado ao cliente pelo projeto. Posteriormente, as melhorias propostas devem ser validadas pelos gestores, para que seja feito qualquer ajuste necessário.

Por último, é feita a Interação To Be, na qual serão relacionados os processos já otimizados, propondo uma sequência lógica, que melhor atenda o desenvolvimento do projeto. O resultado da etapa deve, também, ser validado pelos gestores responsáveis.

Importância

O Mapeamento de Processos é extremamente agregador para o funcionamento de uma empresa, tendo como principal objetivo a estruturação, organização e padronização de todos os processos de um negócio. A partir dele, é possível documentar como cada processo é realizado em uma, além de como eles se relacionam entre si, facilitando assim, a visualização do processo produtivo.

 O principal benefício de um mapeamento de processos é a possibilidade de reconhecimento das falhas no processo de produção da empresa, o que ajuda a parte estratégica da organização a entender o que precisa ser repensado e melhorado para que alcancem melhores resultados.

Para a realização do Mapeamento de Processos, utilizamos a metodologia Business Process Management (BPM), que modela e controla de maneira eficiente o gerenciamento e processos de uma empresa.

Alguns de nossos projetos com mapeamento de processos

Como exemplos de projetos de mapeamento de processos realizados pela Empresa Junior Mackenzie Consultoria, podem ser citados o Capital Markets e o Brunella.

O Capital Markets foi executado em 2017, e a empresa trabalhava com serviços de investimento. Foram feitos dois projetos de mapeamento diferentes, para duas diferentes áreas da empresa.

No projeto Capital Markets I, foi mapeada apenas a área comercial, enquanto no Capital Markets II, foram mapeadas as áreas de Jurídico, Operacional, Controladoria e Risco e Estruturação.

Já o projeto Brunella, vendido em 2016, foi  tratava com uma loja de doces e salgados. Nele, foram mapeados todos os processos de receitas da doceria, com elaboração de descrições que continham a quantidade de ingredientes e o tempo de execução de cada uma delas. Além disso, as informações foram usadas para calcular o custo de cada produto.  

Benefícios em realizar projetos com a EJMC

Os clientes com os quais trabalhamos, além de receberem um resultado de excelência, entregue por uma equipe preparada, têm acesso a um preço até 85% mais baixo do que o encontrado no mercado sênior, além da interação direta entre a equipe do projeto e o cliente desde o início, o que torna o processo mais claro para ambas as partes, com uma melhor comunicação ao longo do desenvolvimento das etapas.

Além disso, a Empresa Junior Mackenzie Consultoria é renomada no mercado junior, sendo considerada cluster 5 (método qualitativo para avaliar uma Empresa Junior, sendo 5 a melhor avaliação). Bem como, colecionamos diversos prêmios de reconhecimento, como a premiação destinada a empresas que tiveram alto impacto no último ano.

Contamos também com respaldo técnico dos professores da Universidade Presbiteriana Mackenzie, que garantem a maior qualidade do que é entregue aos clientes.

Conclusão

Em suma, através do conteúdo apresentado a respeito da ferramenta de mapeamento de processos, é evidente a extrema importância da mesma para a organização e estruturação de uma empresa, sendo um investimento inteligente para a estratégia e planejamento de um negócio.

Nesse contexto, observa-se que a otimização de processos é essencial, pois quando uma empresa, independentemente de seu porte, procura melhorar seus processos de negócios, apresentam impacto positivo em seus resultados.

Feito por Bernardo Borth e Daniela Gonzales