Para que uma empresa seja considerada como desenvolvida ou bem estruturada, ela necessita de alguns requisitos, como: um bom planejamento, investimento, patrimônio, uma equipe bem instruída, missão, visão e valores, entre outros pontos; mas para tudo isso funcionar de maneira harmônica, é fundamental que haja uma boa comunicação interna.
A qualidade na comunicação entre membros de uma empresa é de suma importância, já que para um funcionamento dos serviços é necessário que ocorram conversas claras, diretas e objetivas. Outro ponto importante de um diálogo eficiente é a consolidação da equipe. A conversa entre os membros do grupo é indispensável para a melhoria do ramo profissional, empresa, e pessoal. Com a comunicação eficiente, a equipe consegue trabalhar melhor e criar uma profundidade maior em seus laços, já que terão uma conversa mais eficaz, e, por conseguinte, o trabalho renderá mais também, devido as incertezas esclarecidas.
Nesse sentido, perante as tecnologias já adquiridas até o momento, há uma facilidade maior em conseguir uma boa comunicação interna. Sabe-se que com o desenvolvimento da internet foram criados diversos meios práticos e intuitivos que podem, além de melhorar o diálogo, contribuir para o rendimento da sua empresa, isso pois, atividades, como mural de tarefas mural de tarefas ou separação de informações, podem ser feitas online, evitando problemas que muitas vezes pudessem ocorrer caso fossem feitos no papel ou “cara a cara”. Alguns exemplos de redes que ajudam na melhoria da comunicação interna entre os associados são: Pipefy, Trello, Google Forms, Telegram, Whatsapp e e-mail; que serão apresentados mais detalhadamente adiante.
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Primeiramente, o Pipefy e o Google Forms, são ferramentas que possibilitam a criação de formulários diversos, facilitando a empresa compreender melhor sobre assuntos desejados. Vale ressaltar que essas duas plataformas são excelentes para a coleta de dados, tanto internamente, ou seja, entre os membros de uma equipe, quanto externamente com os clientes, ou até mesmo para a execução de uma pesquisa de mercado, por exemplo, onde a coleta de insumos é essencial. Nesse sentido, elas podem ser utilizadas em qualquer área de uma empresa.
Sendo o Pipefy uma plataforma paga e recomendável para a automação de processos. Nessa plataforma é possível coletar e armazenar dados dos funcionários, concluir a entrega final de tarefas ou até fazer a validação de documentos importantes; o sites é um dos melhores quando se trata de fazer os processos fluirem melhor, já que ajuda a acelerar as transformações digitais, o agrupamento de dados e consequentemente diminui as falhas na comunicação interna da equipe.
Já o Google Forms, geralmente é utilizado para situações, como uma pesquisa de satisfação, coleta de dados sobre um certo produto vendido ou serviço realizado, organização de inscrições, convites ou feedbacks gerais. Ele é um sistema gratuito e disponibiliza várias ferramentas para o melhor desempenho dos formulários, como questões discursivas, de múltipla escolha, em escala numérica. Ambas as ferramentas são utilizadas e recomendadas por grandes instituições do mercado.
Uma prática muito útil para se incrementar nas empresas é o mural de tarefas, já que a partir dele é muito nítido qual tarefa é pertencente a cada funcionário, não tendo o problema de ao final de um projeto, por exemplo, notar que um processo ficou faltando. Uma plataforma que possibilita a criação de murais é o Trello. O site é uma plataforma que permite uma criação bem visual, podendo ser elas: lista de tarefas, gerenciamento de projetos ou até mesmo fluxo de trabalho. A ferramenta também proporciona que seus usuários anexem arquivos e checklist podendo ser completamente personalizável.
Além disso, a comunicação online é necessária para tratar os assuntos com rapidez e sem a necessidade de reuniões presenciais duas plataformas muito utilizadas no meio corporativo, são o Telegram e Whatsapp. Essas redes permitem os usuários enviarem mensagens privadas ou em grupo, também sendo possível o envio de arquivos, mídias, áudios e podem até mesmo fazer ligações tanto de áudio, como de vídeo. O Whatsapp é utilizado por milhares de pessoas, sendo a plataforma de mensagens mais utilizada pelos brasileiros, com 120 milhões de usuários; a grande questão da plataforma é o grande índice de usuários que utilizam o aplicativo para uso pessoal, facilitando a comunicação com familiares e amigos, fazendo com que haja uma mistura entre o os dois mundos; pessoal e profissional. A plataforma Telegram, segue a mesma linha de raciocínio do Whatsapp, porém seu público, majoritariamente, não utiliza a rede para conversas pessoais, o que torna a ferramenta ainda melhor para ser usada na comunicação de uma empresa.
Por fim, o e-mail continua sendo um meio de comunicação que ainda hoje continua sendo muito utilizado tanto em empresas quanto na vida cotidiana da população; nunca deixando de ser muito útil, funcional e fácil de utilizar. Tal ferramenta se encaixa em uma categoria de comunicação um pouco mais formal do que o WhatsApp, por exemplo, mas não deixa de ser uma ótima opção para o envio de planilhas, orçamentos, divulgação de promoções, documentos e imagens. Além disso, o e-mail é muito utilizado no ambiente corporativo por promover uma maior segurança e credibilidade para a empresa, uma vez que ele não é um meio com muita utilidade para conversas informais do dia a dia, o que facilita na divisão do pessoal e profissional dos associados.
Ademais, é extremamente válido ressaltar a importância e a utilidade de um e-mail corporativo no ambiente profissional, quando se trata tanto de empresas tanto de grande quanto de pequeno porte. É de suma importância dividir os dois mundos digitais, pessoal e profissional, e se esforçar ao máximo para que os dois não se misturem. A criação de um e-mail profissional para toda a equipe é algo um pouco trabalhoso, mas que traz muito mais profissionalismo e organização ao ambiente. Além disso, algumas plataformas de e-mail vêm acompanhadas de diversos aplicativos que auxiliam demais na criação de apresentações, planilhas, documentos, armazenamento de imagens, vídeos e etc.
A partir disso, é possível compreender que uma comunicação interna de qualidade faz toda a diferença do produto de uma empresa. Além de ser benéfico ao serviço ou produto final, é muito vantajoso para a boa relação dos funcionários e também para um futuro mais bem planejado e organizado, já que com as plataformas corretas sendo utilizadas para suas funções, muito esforço é poupado. Ademais, como o auxílio da internet problemas como: sumiço de documentação em pastas, perda de papéis devido ao tempo ou acidentes, não terão como acontecer, já que com a implementação da rede mundial de computadores todos esses contratempos seriam evitados, com ferramentas como a Nuvem, que guardaria os documentos sem esforço, além de facilitar muito na hora de encontrá-los.
Em virtude das informações apresentadas, entende-se que a comunicação interna é a base para uma empresa crescer, já que os pilares para o crescimento de uma empresa é o planejamento, organização, direção e controle e sem uma comunicação decente, as etapas de planejamento e organização não ocorreram com êxito, fazendo com que pouco a pouco problemas futuros atormentem a atividade da instituição, causando desordem.
Feito por Ana Elisa e Júlia Castro
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